如何发挥办公室参谋职能的几点思考

一、准确定位,发挥强化辅助决策的作用

办公室在发挥这一核心职能时,一定要严把四个环节:一是必须准确定位。办公室的工作只有站在全局的角度和领导的高度认识问题、分析问题,才能真正发挥参谋助手作用。因此,要严格做到守纪律、懂礼节,会干事、干成事,不越位、不缺位。缺位就会在平时不注意了解掌握领导的思想意图和工作思路,整天疲于应付一些琐碎的日常事务性工作,无所谓参谋作用;越位就会谋而参断,违反组织纪律。如何准确定位,就是既要高站位,又要站准位。高站位是做好参谋工作的基础。要身在兵位,胸为帅谋,只有如此,办公室参谋才能符合工作大局,符合领导的思维节拍。站准位是对办公室人员的最基本要求。

二、运用七种方法,发挥综合协调的作用

具体协调中,要正确运用七种方法:一是运用相关因素分析处理法。完成一项工作任务,制定一项政策,都涉及很多因素,这些因素既相互联系,又相互制约,协调时,必须考虑到各个相关方面,进行分析处理。二是运用工作规范化法。加强制度建设,明确职责范围和工作标准,使责任分明、工作有序,减少部门之间的矛盾,减少推诿扯皮现象,提高工作效率。三是运用计划安排法。一个单位在同一时期,有很多工作要做,如果不分轻重缓急,一哄而起,势必造成打乱仗、矛盾重重的被动局面。办公室可以根据领导意图,做好协调,统筹安排,做出一个时期的工作安排计划,必要时可以以文件形式下发。四是运用会议协商法。会议协商法是办公室根据领导授意或授权,召集有关各方开办公会议协商和讨论协调事项,促进各方协同动作的方法。五是运用文件会签法。涉及两个或两个以上部门的事项,经常请有关方面负责人会签形成文件,以利于文件的贯彻落实。六是运用现场办公法。现场办公法是把有关方面负责人请到现场,面对现实,统一认识,统一部署,及时解决问题的办法。办公室要事先做好充分准备,要提前把有关问题了解清楚,形成处理方案供领导参考,以利于各方面负责人当场形成一致意见,推动落实。七是运用个别谈心法。个别谈心法是办公室协调工作人员,运用宣传、说服、激励等方式,做解决问题的关键人物的思想工作,进而促进问题的有效解决。三、注重四个强化,发挥智囊团的作用强化信息、调研、文秘、督查督办工作是办公室履行参谋职能,为领导科学决策提供有价值、有见地的决策依据的重要途径。

一是强化信息工作。决策过程实际上是一个信息收集、加工、转换、传递的过程。企业管理工作的性质决定了企业决策必须拥有及时、全面、准确的信息,决定了办公室必须把信息工作置于十分重要的位置。当今社会,信息是实行科学管理和决策的基本依据。所以,信息是参谋助手工作的重要内容,是衡量参谋助手作用的重要标尺。要认真落实信息报送细则,规范信息上报程序,开放性地做好信息工作。要根据领导参与决策的需要,不断拓宽信息渠道,主动将信息触角延伸到各个方面,广泛收集相关的信息。收集信息时,要以全面、准确为要,使一些质量较高的信息进入领导决策层;要以科学、实效为主,及时为领导整理和编辑有价值的参考信息;要以系统、周详为重,注重对信息的综合利用。

二是强化调研工作。调研工作是发挥参谋职能作用的主要手段,只有把调研工作搞好了,服务领导决策的水平才能提高。通过调研,可以做到知之较先、晓之较全、思之较深、谋之较准。增强调研的针对性;必须注重超前性,围绕全局中心工作,将关系企业可持续发展的战略性问题作为调研课题,想领导之所想,思领导之所思,甚至思领导之未思,把工作做到前面去,提高参谋服务的有效性;必须注重对工作的指导性,在工作落实过程中,领导最需要的是成功的实践,是具有推广意义的亮点,应充分掌握典型性调研方法,做到善于发现典型、培养典型、宣传典型和总结推广典型。新时期、新形势下,办公室应把开展工作调研作为发挥参谋职能、创新工作的一大举措,围绕企业重点工作,抓住发展中的热点、难点问题,扑下身子、沉下心去搞调研,把情况摸透,把问题搞准,把思路理清,为领导决策提供准确的第一手材料和有价值的意见建议,努力争取得更多高质量的调研成果,供领导决策参考。

三是强化文秘服务。坚持规范、精简、高效的原则,严格按照公文处理规则办文,层层落实文件起草审查、打印校对、用印分发等各个环节的责任,规范办理程序,做到不符合要求的文件不送审,不符合要求的事项不上会,为领导科学决策把好第一道关,为领导腾出更多时间思考大事、处理争事、调研要事。坚持以文辅政、多出精品。各类文件、领导讲话等文稿是领导实施决策和指导工作的重要载体,是体现参谋助手能力的主要产品。办公室要集思广益,博采众长,多出精品,对一些重要文稿的主要观点、关键意见,要反复研究、论证、提炼,把文稿质量作为凝结领导和办公室思想智慧的重要方式,把文稿服务的过程作为当高参、设大谋的主要渠道。

四是强化督查督办。坚持把督查督办作为贯彻落实企业工作思路、决策部署的重要手段,加大现场督办和跟踪督查力度,实现督查工作由被动向主动,由面上向专题,由静态向动态的转变,切实维护政令畅通。要抓好重点工作督办,特别是一些涉及面广、难度大的工作,落实督查责任,加大督查力度,进行专项督查和重点督查,做到事事有回音,件件有结果;要完善督查机制,建立健全各种管理规章,实行工作通报制和责任追究制;要抓好交办事项的督查,注意平时督办与阶段性督办相结合,事前督办与事中、事后督办相结合,专题督办与综合督办相结合,及时发现并反馈一些不落实或落实不到位的问题,使办公室的参谋服务更加有效,领导的决策真正得到落实。